У вас было настроение и свободные средства и вы инвестировали их в строительство Объекта коммерческой недвижимости. Вы строили, и вам мерещились блеск и огни «Объекта». Но все хорошее имеет свойство когда-нибудь заканчиваться: стройка завершена, получен «Сертификат соответствия» и вы уже не Заказчик, а Владелец, и начинаются суровые будни.

Начинаются они с того, что вы «вспоминаете», что помимо стен и симпатичных помещений у вас солидное техническое хозяйство: километры трубопроводов, вентиляционных коробов, разноцветной и разной толщины электропроводки различного назначения, а к ним до кучи всякие агрегаты, целый парк лифтов – грузовые, пассажирские, собственная электроподстанция… В общем, есть чем здесь заняться, а у вас управляющая компания и горячая пора, как на зло, – к вам валом валят арендаторы и разбирают свободные площади, а у вас в штате нет ни сантехников, ни электриков, ни киповцев, ни даже управдома, зато уже нанес визит пожарный инспектор по поводу противопожарной сигнализации, вернее, ее отсутствия. Чувствуется, придут и другие.

Тут традиционно возникает вопрос: что делать? Есть два пути.

Первый – принимаете в штат специалистов нужных профилей и сами занимаетесь (если есть время!) эксплуатацией и обслуживанием своего технического скарба.

Второй – более реальный: нанимаете эксплуатирующую компанию, которая специализирована на оказании подобных услуг. Договорные пожелания при этом обычные, ничего из ряда вон выходящего (эксплуатирующая компания ведь не золотая рыбка). Показателем эффективной эксплуатации объекта будет положительный баланс с оптимизированными затратами на его содержание.

При этом важно не пускать дело на самотек, а следить, чтобы субподрядчик выполнял свои обязательства на должном уровне и не зарывался, не забывал, что существуют государственные стандарты, нормы и от них ни шага вправо, ни шага влево. Наилучший вариант – убедиться в добросовестности аутсорсинговых «профи» − это взглянуть на их деятельность чужим, «незамыленным» взглядом, для чего привлечь других «профи» из аудиторской фирмы.

Аудиторская проверка должна охватывать все обширное техническое хозяйство Объекта коммерческой недвижимости:

  • Система водоснабжения и канализации;
  • отопительная система;
  • система пожаротушения и эвакуации;
  • энергоснабжение;
  • вентиляционная система и кондиционирования;
  • диспетчерское оборудование;
  • системы сигнализации (пожарная, тревожная) и видеонаблюдения;
  • лифты, подъемники, транспортеры.

Как формируется объективная оценка оказываемых услуг

Если у вас так называемое сверхчувственное восприятие (ну вы про себя так думаете), воспользуйтесь своей интуицией и просто тыкните пальцем. Возможно, и попадете… во что-нибудь… Всем остальным, кто не имеет прямой связи с «внутренним голосом» и не желает попадать в непонятное «что-нибудь», придется воспользоваться обычной методикой, которую давно разработали прагматики и практики.

Сперва приглашенные специалисты занимаются камеральной проверкой. Для этого собирается вся техническая документация, начиная от проекта и Сертификата соответствия и заканчивая книгами приказов и распоряжений, актами, сметами на ремонт, журналами дежурств ответственных работников, инструкциями, журналами и отчетами о проведении регламентных работ. Все должно быть в наличии и вестись в соответствии с правилами и нормами.

Эксплуатация и обслуживание оборудования везде в мире производятся примерно по одинаковой схеме и складываются из:

  • регламентные, плановые работы – проводятся в сроки, указанные в паспортах и инструкциях для каждого вида оборудования конкретно;
  • планово-профилактические – проводятся по мере надобности, по результатам регулярного обследования оборудования, не оказывают влияния на функционирование Объекта недвижимости;
  • аварийные – все внеплановые ремонты, нарушающие нормальную работу Объекта недвижимости.

В общем анализе деятельности аутсорсинговой компании в обязательном порядке находится место для исследования числа аварийных происшествий на объекте, количества времени, которое ушло на их ликвидацию. При этом аудиторов интересуют также данные: сколько было занято на технических работах, их специальности, разряды, имели ли допуски.  

К общей картине, рисующей организацию, заботящуюся о своей деловой репутации даже в мелочах (отсутствие штрафов и грозных предписаний от контролирующих органов, устранение в срок малозначимых замечаний от них же) добавляются, вероятно, второстепенные, но характеризующие мазки: своевременно и полностью оплаченные коммунальные счета, поддержание в хорошем состоянии помещений Объекта (влажная уборка, дезинфекция – регулярно, а не от случая к случаю). Все это тоже говорит об уровне обслуживания.

В анализ качества работы эксплуатационного комплекса объекта войдет вся собранная информация. Она пригодится полностью − по всем упомянутым критериям и будут делать окончательный вывод по субподрядчику.

Ввиду особой важности, результаты обследования качества обслуживания инженерных сетей и их оборудования (сантехнические, кондиционирования, электроснабжения, проч.) в виде ответов на топ-вопросы опросного листа выделены отдельно:

  • руководствовались ли при строительстве трубопроводов нормами СНиПов;
  • имеются ли у эксплуатирующей организации план-схемы сетей водоснабжения и канализации, отопительной системы;
  • обеспечен ли объект гарантийными талонами, инструктивными материалами и руководствами по эксплуатации;
  • кем, как и когда проводятся инструктажи по технике безопасности и эксплуатации машин и механизмов; ведутся ли соответствующие журналы и прочая документация;
  • соответствуют ли графикам фактические сроки исполнения работ по профилактике и монтажу;

Также в обязательном порядке следует взять на особый контроль и проверить подготовку к осенне-зимнему периоду всех систем обеспечения, на первом месте, конечно, кондиционирование и отопительная система. Последней уделить особенное внимание: мероприятия профилактики, нацеленные на своевременное выявление неисправностей, производственных дефектов, подозрительных мест, устранение их. Поверка готовности системы к работе путем пробных пусков с последующими настройкой и наладкой.

Если аудит обнаружит системные «ошибки» в организации эксплуатации и обслуживания Объекта, которые не только не исправляются, а наоборот, угрожающе накапливаются, то имеет смысл пересмотреть договор с аутсорсинговой компанией, расторгнуть его и заключить новый с наиболее надежной организацией.

С уважением,

Дмитрий Грильберг